Per documenti riservati si intendono documenti cartacei, supporti informatici o altri dispositivi di memorizzazione che contengono dati personali di un soggetto, sia persona fisica che giuridica.
Si tratta, spesso, di informazioni di carattere personale quali orientamento politico, religioso, sessuale, stato di salute, ecc… Tutte informazioni la cui protezione è regolata da uno specifico regolamento europeo (Regolamento UE 679 / 2016) e che pertanto obbligano, chi è legittimato a trattarli, a distruggerli quando viene meno la necessità (o l’obbligo) di conservazione ai fini del trattamento stesso.
La distruzione deve avvenire nel modo corretto ed efficace, in modo da prevenire l’applicazione di sanzioni civili e penali.
Cosa dice il Regolamento generale sulla protezione dei dati
L’introduzione, prima a livello europeo poi a livello nazionale del Regolamento UE 679 / 2016, ha avuto un forte impatto nei modelli organizzativi e nelle procedure aziendali, poiché le aziende hanno dovuto porre maggiore attenzione alla protezione, conservazione ed, in ultima fase allo smaltimento dei documenti. La norma, infatti, pone al centro dell’attenzione la protezione dei dati trattati da parte del soggetto autorizzato al trattamento, tutelandone il diritto alla riservatezza ed il diritto all’oblio.
In caso di violazione da parte del soggetto autorizzato al trattamento, alla conservazione e alla distruzione dei dati, le sanzioni possono essere di carattere:
- amministrativo
- civile
- penale
Ogni sanzione viene imposta a seconda delle circostanze e del contesto in cui l’infrazione è stata effettuata.
Le sanzioni amministrative
I soggetti autorizzati al trattamento che non provvedono, una volta terminato l’obbligo o la necessità di conservazione dei dati personali, alla distruzione degli stessi secondo quanto indicato dalla normativa vigente, rischiano l’applicazione di pesanti sanzioni. Per quanto concerne le violazioni amministrative, queste sono di due livelli:
- Il primo livello corrisponde ad una multa pari al 2% del fatturato annuale globale dell’azienda nel precedente anno, ovvero 10 milioni di euro.
- Il secondo livello è pari ad una multa del 4% del del fatturato annuale globale dell’azienda nel precedente anno, ovvero 20 milioni di euro.
Le multe vengono comminate da parte del Garante per la Protezione dei Dati (l’autorità che esercita l’attività di controllo).
Perché è necessario affidarsi ad una ditta specializzata per lo smaltimento dei documenti riservati
Come abbiamo visto, quindi, la fase della distruzione dei documenti riservati (sia cartacei che elettronici) è decisamente importante quale fase conclusiva del ciclo di gestione e trattamento dei dati personali.
Risulta quindi essenziale affidare la distruzione e lo smaltimento dei supporti tramite una ditta qualificata e specializzata, le cui attrezzature e procedure rispondano alle necessità ed agli obblighi normativi.
Inoltre, la responsabilità del soggetto autorizzato al trattamento dei dati, non si conclude nel momento in cui i supporti vengono distrutti ma continua anche nella fase, successiva, in cui sorge l’obbligo di trattare i documenti distrutti quali rifiuti speciali.
Le ditte specializzate svolgono anche un importante lavoro di supporto alle aziende, dando importanti informazioni, ad esempio, su quali sono i supporti che possono essere distrutti, in quanto hanno esaurito la loro utilità, e quali sono da conservare, poiché non hanno ancora terminato la loro utilità.
Hanno poi a disposizione idonee attrezzature per eliminare in sicurezza i supporti e gli archivi riservati, garantendo alle aziende che si avvalgono del servizio le opportune tutele al fine di prevenire gli illeciti quali:
- Lo spionaggio aziendale e industriale;
- Il furto d’identità;
- Il ricatto.
Eliminando i dati con i macchinari delle società specializzate si garantisce una sicurezza tale da prevenire ed evitare simili illeciti.
Da 1 a 7: quali sono i livelli di sicurezza di queste attrezzature
Il GDPR ha descritto una scala di punti di sicurezza che va dal 1 al 7, in cui 1 corrisponde ad una tutela basilare mentre 7 è la più alta. La classificazione è stata istituita sulla base della dimensione dei frammenti di carta prodotti dal macchinario:
- DIN P. 1 e P. 2 sono i livelli più bassi, adatti alla distruzione di documenti che devono essere resi illeggibili ma hanno esigenze molto limitate. Il taglio è quello a striscia, perciò potenzialmente sono ricostruibili.
- DIN P. 3 è il livello di sicurezza moderato, adatto alla distruzione di documenti confidenziali. Il taglio è quello del frammento perciò difficile da assemblare e leggere.
- DIN P. 4 è il secondo livello di sicurezza moderato, adatto alla distruzione di documenti particolarmente riservati. Il taglio è quello di un frammento, più piccolo rispetto al livello di sicurezza precedente, ed è quindi estremamente difficile da assemblare e leggere.
- DIN P. 5 è il livello di sicurezza elevato, adatto per la distruzione di documenti segreti. Il taglio è quello del micro-frammento quindi impossibile da assemblare e leggere.
- DIN P. 6 e P. 7 sono i livelli di sicurezza più elevati, adatti per la distruzione di documenti segreto eccezionalmente alte, come documenti di uffici governativi. Il taglio è quello del super micro-frammento.
Documenti cartacei e documenti digitali devono essere smaltiti in modi diversi
L’eliminazione dei dati digitali avviene secondo procedure diverse rispetto a quella cartacea ed anche la modalità di distruzione è ovviamente differente.
E’ utile ricordare, ad esempio, che cancellare semplicemente un dato informatico da un computer o da un supporto di memorizzazione non è sufficiente a distruggere definitivamente il dato stesso. Occorre, spesso, provvedere alla distruzione fisica dei supporti.
Eurocorporation s.r.l. è un’azienda specializzata nella distruzione e nello smaltimento dei supporti sia cartacei che elettronici contenenti dati personali, grazie a procedure certificate al termine delle quali viene attestata l’avvenuta distruzione con modalità controllate, sicure e definitive.
